La Fondation Famille Caron a rencontré une trentaine d’organismes du Haut-Richelieu, le 29 janvier dernier, afin de leur présenter un nouveau calendrier événementiel collaboratif. Le nouvel outil facilitera la coordination et la promotion des événements caritatifs et communautaires de la région.
La Fondation lance un appel afin d’inviter tous les organismes à participer au projet pilote du calendrier. Elle espère mobiliser une trentaine d’organismes qui lui permettront de tester l’outil avant de lancer officiellement la plateforme.
Le calendrier collaboratif est né du besoin de simplifier la planification d’activités et d’éviter les chevauchements d’événements majeurs lors de l’organisation des événements caritatifs ou communautaires. La Fondation Famille Caron s’est rendu compte du besoin de créer un outil collaboratif lorsqu’ils ont planifié des événements caritatifs par le passé.
La Fondation travaille présentement à mettre en place le projet pilote et à déterminer les différents paramètres qui encadreront le nouvel outil. Actuellement, ils travaillent dans la phase d’inscriptions et de suivis avant d’inaugurer une version finale du calendrier.
« Quand les organismes organisent de gros événements, ils s’appellent pour s’assurer que la date fonctionne pour tout le monde. L’idée est quand même simple. On va centraliser les informations à un même endroit. C’est un peu la façon qu’on a trouvée pour redonner à la communauté. Nous, on paie un abonnement, mais on offre gratuitement le service aux organismes. Donc, il n’y a pas de frais pour l’inscription. Ils peuvent juste nous contacter pour avoir les accès et inscrire leurs événements. Pour que ça fonctionne, il faut que tout le monde participe», mentionne Sylvie Caron, directrice générale de la Fondation Famille Caron.
Fonctionnement
Le calendrier événementiel créé sur l’application Teamup offre les fonctionnalités nécessaires pour avoir une vue d’ensemble des événements caritatifs de l’année dans le Haut-Richelieu. Chaque organisme pourra ajouter ses propres événements dans le calendrier sans avoir le risque d’effacer un autre événement. Si la date choisie est déjà prise, les organismes doivent s’entendre pour arriver à une décision commune, sauf si les deux événements rejoignent une clientèle différente.
Le calendrier offre l’option de programmer la fréquence d’un événement, peu importe qu’il revienne une fois par année ou par mois. Pour chaque événement, le calendrier permet d’identifier l’adresse, le lien vers le site d’inscription et même d’ajouter des pièces jointes. Chaque type d’événement sera également identifié avec un code de couleur.
« Le projet qu’on vient de lancer est un travail en cours. On va réaliser des ajustements dans les prochains mois et on va se rendre disponible pour répondre à toutes les questions. On a un organisme qui nous a demandé s’il serait possible de faire l’inscription des événements en deux étapes et le rendre public seulement lorsque le tout sera confirmé. On a d’autres acteurs qui veulent savoir s’il est possible d’ajouter des événements gratuits, mais pas philanthropiques», affirme Fanny Pinoul, chargée de projet.
Lors des prochains mois, les organismes devront contacter la Fondation qui créera un profil pour chaque organisme. Une fois le profil créé, les organismes auront accès au calendrier. Les acteurs pourront poser des questions, et des ajustements seront mis en place également. Le projet sera rendu public en quelques mois, une fois la version finale du projet terminée. La Fondation Famille Caron, qui a reçu des sollicitations de la part d’organismes d’autres régions et d’autres villes, est prête à collaborer afin de créer le même projet ailleurs. Un seul calendrier sera utilisé par région ou par ville.
